公司信息化系统的实际应用研究报告范文

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范文:
作为一家上市公司,XX股份是一家专业从事射频同轴电缆的研发、生产和销售的高新技术企业,致力于打造成国内一流、国际知名的射频同轴电缆行业的领先企业。公司实施以市场为导向,内部管理为抓手,外部、内部两手抓、两手硬的管理要求,在企业日常经营过程中,紧跟产品市场需求,强化日常经营管理,积极推进包括SAP、OA等信息化系统建设,强化基础管理,实施内部控制,促进业务流程标准化、内部控制严格化,为公司的生产经营保驾护航。
企业的管理需要运用企业信息化手段,提升企业的核心竞争力;通过不断加快业务流程重组,促进组织结构优化;通过信息化手段有效降低成本,实现扩大企业竞争优势[1];通过有效激发生产、技术创新;通过推动研发项目,持续促进企业的核心竟争力,进一步加速企业发展。最大限度地促进资源共享,充分利用现代信息技术,加强科研开发[2]。通过有效的信息化组织,合理利用信息资源,不断扩大寻找合适的合作伙伴和项目;通过不断改善管理,促进企业信息化管理常态化;通过企业信息化建设,更好地实现企业管理能力智能化。因此,企业应该根据自身的特点与内部管理的需要建立适合企业需求的企业信息化体系[3]。
为加强上市公司内部人、才、物的管理,XX股份分别从以下两个层面积极推进公司信息化建设。针对企业内部管理需求,公司建立了以日常审批流程为主的OA系统,实现在线审批,提升企业日常审批流程,做到快速、高效,加速业务决策效率,提升公司日常业务的开展,有效发挥人在公司经营业务过程中的主观能动性[4]。针对企业物资与资金的内部管理需求,建立以实际业务流程为主的SAP系统,实现公司包括产、供、销一体的监管体系,重点对存货、客户、供应商的业务管控[5]。提升公司资源的有效性,杜绝由于监管不到位而导致的企业经营风险。

(一)宏观环境下的客观需求
随着数据信息系统技术的发展,信息化应用在企业日常经营管理中得到了普及和应用,因此企业信息化建设的重要性日益显现,企业信息化的重视程度对企业的管理产生了重要的影响,以内控为目标的信息化系统的建立已成为企业战略紧密联系的部分。在经营过程中通过数据的收集、整理、汇报、提升,已成为支撑企业经营的必要手段。企业信息化在企业经营中发挥着越来越重要的作用[6]。
通过对企业的生产经营等信息资源的深度开发和广泛利用,不断提升企业在生产、经营、管理、决策各个层面的效率和水平,最终实现企业的经济效益最大化,充分发挥企业的核心竞争力。从内容上看,企业信息化包括以产、供、销为条线的信息化系统,如产品设计、材料采购、产品生产、产品销售,同时也包括资产管理、人力资源等诸多方面。

(二)内部管理上的主观需求
企业信息化建设包括内在与外面两个层次:内在是企业管理的迫切需要,企业信息化的建设高效整合了公司经营上的信息资源,通过数据模型提升信息价值;外在是市场竞争的被动需要,通过及时了解和掌握外部市场信息及动态,不断提升企业应对外在风险的能力。通过内部与外部信息的整合,更好地促进企业的管理能力与竞争能力。
1.优化组织结构和业务流程
借助信息技术的不断发展和深入运用,在促进优化业务流程的同时,促进企业不断优化组织结构,两者相互促进和发展。为满足企业经营符合高效运营的要求,同时满足企业内部控制的要求,企业信息化发挥了比较重要的作用。信息化建设促进了部门与部门之间信息的高效共享,信息系统的内部控制严格执行了企业内部管理的实质性要求。通过了解行业与市场信息,能及时准确了解市场行情,让公司管理层能快速应对市场变化,提升企业积极的应变能力,减少企业经营风险;可以引進企业发展所需要的人才,促进企业管理的需要,高端人才的引进,在一定程度上可更好地促进信息化的建设,优化组织结构和业务流程,最终形成良性的内部控制体系。
通过构建虚拟组织架构,更好地促进组织体系的建设与完善,并通过流程的设置将工作流程固定化、标准化,并责任到人,同时进一步促进岗位与岗位、职能与职能之间的权责的划分,更好地促进企业的管理要求。
2.不断降低经营成本,提升企业核心竞争力
信息技术的发展为企业经营的各个方面提供了多样化的管理工具,借助信息化的优势,能多层次多维度地开展企业内部控制。通过对企业生产现场实物资产的实时管理,加强对应收账款的账期、客户的信用额度、逾期货款的管理;通过对供应商应付账款的账期、支付方式的管理,利用信息化手段对产品的研发、设计、生产的管理,对公司外内资源进行有效整合,促使企业在成本管控方面得到大幅提升,从而提升企业竞争力。
信息化的推进,能通过整合公司的经营数据,通过数据分析,及时、快速地反馈企业在经营过程中存在的问题,同时强化预算管理,有目标地执行预算,及时发现问题,从而及时调整经营活动,降低经营成本。
3.加快产品升级换代,提升企业核心竞争力
通过信息化,最大程度地利用市场信息,有针对性地开展产品研发,让公司的经营永远处于主动的状态,通过信息的充分流动,加速企业与消费者之间的距离,强化与客户在信息化方面的合作与交流,促进企业与客户之间形成快速反应的供应链体系。通过信息化,可以让企业能够全面了解行业动态,促进生产技术的更新换代,从而让企业与市场之间形成有效的衔接。通过不断的产品创新,提升企业产品在市场上的占有率,从根本上提升企业的核心竞争力。

(一)信息化滞后所产生的管理问题
在现代企业管理要求下,陈旧的管理方式与方法以及信息滞后会带来一系列不利的影响,如原来的通过Excel等办公自动化软件,需手动编制日常管理类报表,每日一报已远远无法达到现代企业管理要求。企业经营数据的反馈需要做好及时有效,原来的一周一报、一月一报,已无法满足目前日益激烈的市场竞争与企业内部管理的需要,因此迫切需要建立产、供、销一体化战略体系建设,通过对潜在的生产订单分解所需原料,对比现有库存,计算出需要补缺的库存,从而快速形成原料采购订单。作为子公司多、管理层次多的上市公司,跨区审批、纸质审批等受办公地点、人员流动的影响也逐步显现,对管理形成了极大的阻碍,已无法适应现代企业管理的要求。现代企业如何积极应对现代企业管理的环境要求,迫切需要建立适应企业管理要求的信息化体系。

(二)管理意识缺失产生的信息化问题
企业的管理通常受管理人员的意识影响较大,管理人员主观意识不强,往往会给公司的管理造成较大的损失,同时关键岗位权限过大,过分集中,也会导致管理风险的产生。如何减少管理层人为因素的干扰,如何解决客户应收账款及时收回的催收责任,如何解决采购的物资是否正好满足生产周转需求,如何解决在审批职能环节做到及时、准确、高效,是公司在生产经营过程中急需思考和解决的问题。公司物资管理滞后,对存在的不合理库存得不到及时的反馈,对存在的生产现场物资管理不到位等,都会给公司的物资管理带来灾难性的损失。客户逾期货款的不及时反馈,无法得到及时催收,会大大增加应收账款的坏账风险,造成企业经营损失。

(一)信息化在日常管理中的实际运用
信息化在审批管理中发挥了重要的作用,突破了时间、地域上的限制,很好地解决了公司规模大、组织层级多而造成的审批慢、审批难的情况。面对外部快速变化的市场情况和内部快速的内部运行需求,OA办公系统综合公司组织结构,能充分兼顾权、责、利的关系,通过设置内部审批权限和业务流程,妥善处理日常经营过程中的实际问题。
OA办公系统通过虚拟公司组织构架,明确权责,在企业日常行政事务工作中有效实现了协同管理,提升了人与人、部门与部门、岗位与岗位之间的工作效率,同时实现了各职能节点之间的工作效率监管,能够通过流程管控实时了解工作环节的应对是否及时,出现问题的卡点在哪个部门、哪个岗位、哪个人员,从而更好地促进事务流程的高效处理,提升企业的经营效率。

(二)信息化在存货内部控制中的实际运用
加强物资管理信息化管理,实现物资管理流程中对采购、入库、领用、库存等环节的规范化管理,并对各种信息进行有效的控制和统计,通过物资资源信息共享,实现存货内部控制的全面管理。
1.建立物资管理信息化,制定标准化管理目标,强化事前控制,对存货的采购需求、库存情况、质量情况等进行全方位的监管,使得企业在生产经营过程中更加合理高效,减少不必要的采购,提升库存利用率,减少存货损失,避免存货资金的占用。通过物资管理信息化的建立,可以实现及时的信息共享,通过安全库位的设定,有效促进存货的安全性和可靠性。
2.建立物资管理的信息化,可以加快物资信息的流通,实现数据信息的实时性。减少不必要的内部报表的传送,通过统一的、唯一的信息系统,可以实现满足各个部门所需要的经营管理报表,实现信息查询的高效与信息的共享。
3.建立物资管理的信息化,可以减少不必要的重复数据统计等工作,并且形成数据的唯一性,增强数据的准确性。在统一数据的基础上,通过不同的数据要求,实现物资管理信息化,从而提升工作效率,并有效促进深层次的数据加工与分析,更好地实现数据的增值化。
4.建立物资管理的信息化,可以实施对采购价格的控制,降低采购成本,防止采购环节存在虚高采购价格的不利情况,有效杜绝采购业务的高效,提升企业的成本优势。

(三)信息化在应收账款内部控制中的实际运用
应收账款内部控制的信息化,可以有效杜绝岗位不分、责权不分等管理问题,避免内部审计不健全、日常管理混乱、分工不明确、权限分配不当,甚至从根本上杜绝在销售、收款、发货等业务权限分配给同一操作员的行为,通过建立不相容职务相互分离的原则,更好地促进应收账款的管理风险。
建立以销售与管理为一体的信息化管理系统,针对客户的基础信息、账期、信用额度等进行全方位系统管理,做好公司销售业务的开展全方面的服务工作,严格控制发货过程中出现逾期发货的情况,限制发货权限。根据应收账款账期,由系统自动形成收款计划,并根据回款情况,实时反馈逾期货款,使财务部门及时提示业务部门加大逾期货款的催收力度,从而减少应收账款风险。

(四)信息化在应付账款内部控制中的实际运用
企业信息化的推进将供应商的应付账款账期进行了有效规范,促进公司应付账款全面执行系统规范化要求,解决了以往传统人为管理中存在的诸多人为因素影响,对原来存在的何时付、如何付、付多少,进行了细节的控制,将付款流程全部纳入信息化系统管控。
严格控制应付账款账期、执行应付账款账期,及时准确支付应付账款,能更好地促进企业在更高层次上建立企业良好的商业信用,更容易与供应商建立良好的战略合作关系,促使供应链上的各个环节正常、有序地开展供应链活动。
SAP信息化的实施,解决了原来存在的过多人为干预的问题,系统对存在的不在系统计划内的事件进行了系统显示。对存在的人工干预问题,公司通过OA系统进行了补充审批流程,采购部门的安排付款的权限得到了有效控制。

(五)信息化在财务管理中的实际运用
1.需要根据管理会计信息化系统的要求,结合企业自身业务及内部管理的要求加快构建财务信息平台,通过信息平台的建立有效提升企业财务管理水平,利用信息技术搭建的财务信息平台,节约数据处理时间;通过对财务数据的处理、整合及传递,提升数据处理自动化的能力。为了能更好地实现企业财务核算与财务管理一体化目标,需要综合考虑财务风险和经营风险。同时需要加快企业各部门之间的信息化水平,及时解决管理中存在的各种矛盾与问题,促进企业财务信息化的更新与系统升级。
2.内部信息化将不断促进企业财务管理水平,可以从根本上解决财务数据处理效率,有效解决企业财务需要处理的大量企业经营数据。通过信息化系统的建立,解决工作效率低下的问题,从而实现数据处理高效化,保证了运营数据的准确性、唯一性和可靠性。
3.内部信息化的实施效果,主要的核心在于信息化人才的引进。建立一支具有符合企业财务管理的信息化管理团队,组织信息化业务的培训,提升人员素质,为企业信息化建设做好基础保障工作。
通过建立财务管理信息化制度,从公司管理层面确立了企业信息化发展的战略高度,结合信息化带来的优势以及公司业务层面,根据公司财务管理的要求,实现公司信息化在企业采购、生产、销售等经营过程中落地,从而利用信息化的优势提升公司的核心竞争力。
强化信息化建设,涉及企业财务管理的方方面面,如何有效保证公司资产的安全,如何合理有效地利用信息化管理带来的便利,全方位、深层次地促进企业信息化在企业管理中的落地,将会有利于企业建立良好的企业经营生态圈,针对日常管理工作中存在的不足,不断进行管理策略的修正,完善企业管理方式,促进企业经济目标的实现。
 

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